Un factor clave para el éxito de un proyecto de implantación Lean Management es el alcance definido para el proyecto. Si se centran los esfuerzos en optimizar una fracción de la empresa sin actuar sobre el resto, no mejorarán ni la productividad global ni el rendimiento efectivo de la empresa. De nada servirá, por ejemplo, optimizar toda la fabricación de un producto, si existe un proceso de expedición posterior altamente ineficiente. Supongamos que inicialmente se fabrica y expide cada 10 días, con una plantilla de 15 trabajadores en fábrica y 2 en expedición. Si se optimiza la fabricación hasta obtener el producto en 5 días con 12 trabajadores y no se modifica la planificación de la expedición, ni sus pautas de funcionamiento, se seguiría enviando un producto cada 10 días. Es más, la reducción inicial de operarios revertiría con el tiempo, pues se necesitaría personal para identificar, manipular y transportar el alto volumen de stock de producto fabricado pero no enviado, además de la necesidad de habilitar y mantener el espacio para tal fin.
Este es un ejemplo muy simplificado, que se entiende fácilmente por contemplar dos procesos directamente relacionados y dispuestos aguas abajo en el sentido del flujo del producto hacia el cliente. No obstante, los resultados de proyectos de optimización con enfoque parcial, al ámbito meramente productivo, responden a este mismo patrón. Sí puede realizarse con éxito la implantación de métodos Lean en una línea de producción, pero solo si se optimizan conjuntamente todos los departamentos que realizan actividades, de cualquier tipo, relacionadas, de cualquier forma, con los procesos de dicha línea.
Una línea de producción deben ser considerada conjuntamente con el departamento que diseña tanto los productos como los procesos, con la sección que realiza las compras de materiales y equipos necesarios y, por supuesto, con el departamento de ventas que establece la demanda tanto en volumen como en plazos de entrega.
La clave del éxito de la metodología Lean está en estructurar y gestionar la empresa de forma que exista un único objetivo: obtener el producto final que satisface al cliente con el mínimo coste. Es conveniente hacer mención especial a:
- La necesidad de planificar y nivelar la demanda. Las herramientas de mejora, tales como kanban, las células flexibles u otras, no podrán operar correctamente en un marco caótico de necesidades de producción. Una empresa que funciona con un sistema Lean puede absorber sin problemas ciertas modificaciones de los planes, pero no cambios continuos, drásticos y repentinos; y lo más importante es que tampoco tiene por qué hacerlo. Un departamento comercial o de ventas gestionado con enfoque Lean realiza una plan maestro en base a previsiones anuales de la dirección, datos históricos, planes comerciales, y lo irá corrigiendo periódica y frecuentemente con las informaciones de los comerciales y de los pedidos de los clientes. El plan maestro está enfocado a planificar la producción, por lo que estará expresado, no en términos monetarios, si no de productos, para que indique necesidades de producción y de compras. Con este mapa de ruta se puede planificar la producción sin excesivas sorpresas.
- La obligación de definir correctamente el producto antes de llegar a la línea de producción. Esto quiere decir que se diseña de forma óptima no solo el producto si no todos y cada uno de los procesos, de forma que se asegure la calidad de los mismos y se establezca el tiempo de operación manual y de máquinas. Esta información debidamente documentada y organizada será necesaria para diseñar las células o equipos de trabajo según el volumen de demanda. No se puede fabricar de forma óptima sin conocer de forma precisa qué hacer, cómo hacerlo y en cuánto tiempo debe hacerse.
La fabricación de productos a medida no es un impedimento para la adopción de un sistema Lean Management. Simplemente deben respetarse las condiciones anteriores. Si admitimos la necesidad de estudiar y detallar la forma de fabricar un producto que se fabrica en serie, más aún deberá analizarse la producción de un producto que no se ha fabricado con anterioridad.
